Para iniciar el proceso de arrendamiento o servidumbre, el solicitante debe enviar al Departamento de Desarrollo de Bienes Raíces una carta de presentación describiendo el uso propuesto y un mapa detallado con las dimensiones del área propuesta para arrendamiento/servidumbre. Al solicitante se le recomienda firmemente que incluya cualquier descripción legal, fotos del sitio y mapas de los solares para garantizar el procesamiento oportuno de la solicitud. Si la solicitud está incompleta o no incluye un mojón de ferrocarril, la solicitud será rechazada de inmediato.

En algunos casos, se le pedirá al solicitante el pago al ferrocarril del costo de los Honorarios de Revisión del Diseño Técnico.

Una vez que se recibe dicho material, el equipo de Inmuebles coordina las tareas de múltiples departamentos para asegurar la aprobación. El proceso de aprobación puede demorar algunos meses; el envío completo y detallado de la carta de presentación, la solicitud y los cargos asociados es un paso esencial para garantizar un procesamiento oportuno. La solicitud de un Arrendamiento o Servidumbre no garantiza la aprobación.

Si su uso es aprobado, el Acuerdo será remitido al solicitante para su firma. El Acuerdo incluirá los términos y condiciones de tenencia, así como los requisitos de seguro. En caso de que haya actividad de construcción relacionada con la tenencia, es probable que también se pida un Seguro de Protección del Ferrocarril. El Acuerdo realizado en nombre del Solicitante deberá ser devuelto a las oficinas de Amtrak, incluido el pago del primer año de renta y el comprobante de seguro correspondiente. Una vez recibido todo este material, se organizará la firma del Acuerdo en nombre del ferrocarril.